STATUTEN


WEST-VLAAMS VERBOND VAN FOTOKRINGEN DIGITAAL vzw. 

Kort: WVFD vzw.

 

TITEL I Naam, zetel, doel, duur

 

Art. 1 De vereniging heeft als naam: “West-Vlaams Verbond van Fotokringen Digitaal, vereniging zonder winstoogmerk. In haar betrekkingen met derden maakt zij gebruik van de afkorting WVFD vzw.

 

 Art. 2 Coördinaten van de vereniging:

de zetel van de vereniging bevindt zich in Vlaanderen.

Ondernemingsnummer: 0445.484.871

E-mailadres: wvfd@telenet.be

Website: WVFD.eu

 

Art. 3 De vereniging heeft tot belangeloos doel het promoten van de fotografie. Zij mag alle activiteiten ondernemen die dit kunnen bevorderen. De vereniging kan ook handelsdaden stellen, voor zover de opbrengst hiervan uitsluitend besteed wordt aan het belangeloos doel of de ondersteuning ervan.

 

 Art. 4 De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur en kan op elk moment worden ontbonden.

 

TITEL II Leden

 

 Art. 5. Het aantal leden van de vereniging is onbeperkt maar moet minstens drie zijn.

De vereniging telt effectieve leden en toegetreden leden.

Het aantal effectieve leden moet minstens 3 zijn. De Algemene Vergadering wordt gevormd door de effectieve leden.

De voorwaarden en modaliteiten tot toetreding voor de effectieve leden staan beschreven in het intern reglement.

De toegetreden leden zijn verenigingen en / of individuelen die zich bij  WVFD vzw aansluiten om te kunnen deelnemen aan de activiteiten die deze vzw organiseert. Afwijkingen op het algemeen lidmaatschap worden aan de Algemene Vergadering voorgelegd. De toegetreden leden maken geen deel uit van de Algemene Vergadering. Hun rechten en plichten worden geregeld in deze statuten.

 

Art. 6. De rechten en plichten van de effectieve leden.

Hun rechten:

  • het recht om kennis te nemen van de besluiten van de Algemene Vergadering;
  • het recht om aan het bestuur te vragen de Algemene Vergadering bijeen te roepen, althans voor zover 1/5 van de leden hierom verzoekt;
  • het recht een punt op de dagorde te brengen, althans voor zover dit voorstel uitgaat van 1/20ste van de leden;
  • het recht de Algemene Vergadering bij te wonen, of zich op de Algemene Vergadering te laten vertegenwoordigen;
  • het recht te stemmen op de Algemene Vergadering, waarop in principe elk lid één stem heeft;
  • het recht op een bijzondere procedure in geval van uitsluiting;
  • het recht de ontbinding te vorderen van de vereniging, wanneer die de wet of de statuten ernstig schendt;
  • het recht de nietigheid van een handeling van de vzw te vorderen;
  • het recht beroep aan te tekenen bij de rechtbank tegen de beslissing, genomen door de vereffenaars, over de bestemming van het vermogen in geval van ontbinding van de vereniging;
  • het recht een beslissing van de rechtbank uit te lokken betreffende de taak van de vereffenaars;
  • het recht om op de zetel van de vereniging het register van de leden te raadplegen, alsmede alle notulen en beslissingen van de Algemene Vergadering, van het bestuur en van de personen, al dan niet met een bestuursfunctie die bij de vereniging of voor rekening ervan een mandaat bekleden, evenals alle boekhoudkundige stukken van de vereniging.

 Hun plichten:

  • de effectieve leden hebben de plicht de statuten eigen aan de vzw te kennen, te begrijpen en na te leven;
  • het verschuldigde lidgeld te betalen voor 15 januari van het nieuwe werkjaar.

 

 Art. 6 bis De rechten en plichten van de toegetreden leden.

Hun rechten:

  • het recht om deel te nemen aan alle activiteiten van de vereniging;
  • het recht een punt op de dagorde te brengen, althans voor zover dit voorstel uitgaat van 1/20ste van de leden;
  • het recht voorstellen voor activiteiten te formuleren;
  • het recht zich door 1 persoon op de Algemene Vergadering te laten vertegenwoordigen. Deze persoon wordt dan effectief lid van de Algemene Vergadering.

Hun plichten:

  • de reglementen opgesteld door de raad van bestuur in het kader van activiteiten te aanvaarden en strikt toe te passen;
  • het verschuldigde lidgeld te betalen voor 15 januari van het nieuwe werkjaar.

 

 Art. 7 De jaarlijkse bijdrage van de toegetreden leden bedraagt maximum 125 euro. Dit bedrag kan door de Algemene Vergadering gewijzigd worden zonder wijziging van de statuten.

Elk jaar bepaalt de Algemene Vergadering de ledenbijdrage.  

 

 Art. 7 bis Betaalt een  toegetreden lid zijn jaarlijkse bijdrage niet, dan wordt dit lid uit de ledenlijst geschrapt.

 

 Art. 8 Elk lid (effectief en toegetreden) kan te allen tijde vrijwillig uit de vereniging treden. Het ontslag moet schriftelijk aan de voorzitter van het bestuur ter kennis worden gebracht.

 

 Art. 9 Uittredende of uitgesloten leden en hun rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de vereniging en kunnen nooit teruggave van gestorte bijdragen of gedane opbrengsten vorderen.

 

TITEL III Het Bestuur 

 

 Art. 10 De vereniging wordt bestuurd door een bestuur van ten minste 3 (drie) en ten hoogste 11 (elf) leden.

Zij worden aangesteld door de Algemene Vergadering en zijn op elk moment door deze afzetbaar.
Coöptatie van bestuursleden is uitgesloten.

 

Art. 11 Om verkozen te kunnen worden moet een kandidaat bestuurslid effectief lid van de Algemene Vergadering zijn. Hij/zij moet worden voorgedragen door twee andere bestuursleden. De Algemene Vergadering kan hierop uitzonderingen toestaan.

 

Art.11 bis Een bestuurslid dat vrijwillig zijn of haar ontslag wenst te geven moet dit schriftelijk aan de voorzitter van het bestuur laten kennen die dit dan onmiddellijk ter info doorgeeft aan de andere leden van het bestuur en aan de leden van de Algemene Vergadering.

 

Art. 12 Het bestuur kiest uit zijn leden volgende functies: een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en een financieel beheerder. Eenzelfde persoon kan meerdere mandaten waarnemen.

Deze bestuursleden, vormen samen het dagelijks bestuur. Zij hebben onder meer als bevoegdheid alle hoogdringende aangelegenheden, die niet kunnen wachten op een besluit van het bestuur en die tegelijk van dagdagelijks of gering belang zijn om de werking van de vzw uit te voeren.

Het dagelijks bestuur vertegenwoordigt de vzw naar overheden en derden in en buiten rechte en treden hierbij als college op. De voorzitter en de secretaris ondertekenen alle documenten en de officiële briefwisseling.

Tweejaarlijks dient de helft van het bestuur door de Algemene Vergadering  in hun functie bevestigd of vervangen te worden. Op pare jaren de voorzitter, de financieel beheerder en de helft van de gewone leden, op onpare jaren de ondervoorzitter, de secretaris en de andere helft van de leden. Hierbij zijn de betrokkenen ontslagnemend en/of her verkiesbaar.

 

Art.12 bis De voorzitter roept het bestuur bijeen en zit de vergadering voor.

Het bestuur kan zich laten bijstaan door een administratief medewerker.

Voor deze vergaderingen mogen er ook niet-bestuursleden of externe experten uitgenodigd worden als de bespreking van een onderwerp dit vereist. Deze personen mogen dan enkel gedurende de duur van het onderwerp, waarvoor ze zijn uitgenodigd, de vergadering bijwonen. Deze personen hebben enkel een adviserende rol.

De besluiten van het bestuur worden genomen met gewone meerderheid (de helft + 1) van de aanwezige leden.

Van elke vergadering worden notulen gemaakt die per e-mail aan alle leden van het bestuur worden opgestuurd, ten laatste met de uitnodiging tot de eerstvolgende vergadering.
De goedgekeurde notulen worden door de voorzitter en de secretaris en door de bestuurders, die erom verzoeken, getekend.

Leden van de Algemene Vergadering  kunnen op schriftelijk verzoek gericht aan de voorzitter inzage in de notulen vragen. Deze notulen liggen enkel op het secretariaat ter inzage mits aanwezigheid van de secretaris. Deze notulen worden onder geen enkel beding gedupliceerd noch vermenigvuldigd.

 

Art. 13 Het bestuur is bevoegd voor volgende zaken binnen   de algemene werking van de vereniging:

  • voorbereiding van wijzigingen in de statuten;
  • wijziging van de maatschappelijke zetel;
  • uitsluiten van toegetreden leden via gewone meerderheid;
  • opstellen van het activiteitenprogramma van de vzw en dit organiseren;
  • toezien op de uitvoering van de geplande activiteiten en deze evalueren;
  • opstellen van reglementen/inschrijvingsformulieren ten behoeve van eigen activiteiten;
  • besprekingen van kandidaturen zowel voor het eigen bestuur als voor de Algemene Vergadering; (het bestuur heeft hierin enkel een adviserende rol); 
  • aanstellen en ontslaan van deskundigen om de vereniging te helpen bij de uitvoering van zijn opdracht;
  • uitbesteden van (deel-)opdrachten aan derden en het toezicht hierop uitoefenen;
  • aanstellen van verantwoordelijken voor een project in de schoot van de vereniging en het toezicht hierop uitoefenen;
  • bijeenroepen van de Algemene Vergadering;
  • minstens 1 maal per jaar een  ledenvergadering samenroepen en alle acties hiervoor nodig uitvoeren;
  • opstellen van het intern reglement;
  • het bestuur kan bij eenparigheid van stemmen schriftelijk tot besluitvorming komen zonder fysiek samen te komen;
  • alle andere aangelegenheden die noch door de wet noch door de statuten uitdrukkelijk aan de Algemene Vergadering voorbehouden zijn. 

 

TITEL IV Algemene Vergadering

 

 Art. 14 De Algemene Vergadering is uitsluitend bevoegd voor: 

  • goedkeuring wijziging van de statuten;
  • benoeming en afzetting van de leden van het bestuur;
    Kandidaturen voor nieuwe bestuursleden kunnen via het bestuur binnenkomen of conform hun wettelijk recht rechtstreeks op de agenda Algemene Vergadering geplaatst worden door 1/5 van de effectieve leden.
  • tweejaarlijkse herbenoeming van de leden van het bestuur;
  • benoeming en afzetting van de effectieve leden;
  • goedkeuring van de begroting en van de jaarrekeningen;
  • kwijting verlenen aan het bestuur voor de jaarrekeningen;    
  • wijziging van de doelstelling van de vereniging;
  • de vrijwillige ontbinding van de vereniging.

 

Art. 15 Zitting Algemene Vergadering.  

  • De Algemene Vergadering wordt door het bestuur bijeengeroepen telkens als het belang van de vereniging dit vereist. Hiertoe stuurt de voorzitter van het bestuur een e-mail (en bij gebrek aan een e-mailadres, een brief) naar de leden van de Algemene Vergadering.
  • Dit gebeurt minstens eenmaal per jaar voor het goedkeuren van de rekeningen van het afgelopen jaar en de begroting van het volgend jaar.
  • Deze Algemene Vergadering zal elk jaar plaatsvinden op de laatste zaterdag van januari om 14u. De voorkeur van de plaats van vergaderen is de maatschappelijke zetel maar dit kan wijzigen en is daarom elk jaar te bepalen en mede te delen. 
  • Het bestuur is verplicht, wanneer een vijfde van de effectieve  leden daarom verzoekt, een buitengewone Algemene Vergadering bijeen te roepen.
  • De zitting van de Algemene Vergadering is slechts geldig bij fysische aanwezigheid van de helft van het aantal effectieve leden  + 1.
  • Alle leden worden tenminste 15 dagen voor de vergadering uitgenodigd.
  • De uitnodiging tot de Algemene Vergadering meldt de plaats, dag en uur en agenda van de vergadering.
  • Een lid kan zich door een ander lid op de Algemene Vergadering laten vertegenwoordigen.

 

 Art. 16 Stemming. 

  • Elk effectief lid beschikt over één stem op de Algemene Vergadering.
  • Een lid kan zijn stem via een geschreven volmacht overdragen aan een ander lid.
  • Een lid mag maar 1 volmacht vertegenwoordigen.
  • Met uitzondering van de door de wet voorziene gevallen, worden de besluiten genomen bij eenvoudige meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen formuleert de voorzitter een nieuw voorstel ter stemming. De voorzitter onthoudt zich bij deze stemming.
  • Tot wijziging van de statuten kan slechts worden besloten indien die wijziging op de oproeping vermeld is en indien twee derden van de effectieve leden aanwezig (of vertegenwoordigd zijn via schriftelijke volmacht) akkoord gaan met het ontwerp.
  • Van de beslissingen van de Algemene Vergadering worden notulen opgemaakt die aan alle leden van de Algemene Vergadering binnen de 30 kalenderdagen worden toegestuurd (via e-mail).
  • Het bestuur beslist autonoom of ze de notulen ook overmaken aan de toegetreden leden.

 

 TITEL V Begrotingen, rekeningen

 

 Art. 17 Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari tot 31 december. Het bestuur bereidt de rekeningen voor en legt ze ter goedkeuring voor aan de Algemene Vergadering.

 

TITEL VI Ontbinding, vereffening

Art. 18 In geval van vrijwillige ontbinding benoemt de Algemene Vergadering of bij gebrek daaraan de rechtbank, één of meer vereffenaars. Zij bepalen tevens hun bevoegdheid en de voorwaarden voor de vereffening.

 

 Art. 19 In geval van ontbinding worden de activa, na aanzuivering van de schulden, overgedragen aan een vereniging die een gelijkaardig doel als dat van de vereniging nastreeft.

 

 Art. 20 Voor alles wat in deze statuten niet uitdrukkelijk is geregeld, blijft de gecoördineerde wet van 27 juni 1921 toepasselijk en geldt het intern reglement.

 

Aldus opgemaakt in zeven exemplaren en aangenomen met eenparigheid van stemmen op de Algemene Vergadering van

zaterdag 25 januari 2020.



INTERN REGLEMENT


INTERN REGLEMENT  WVFD vzw

Art. 1
Inschrijving als lid van WVFD vzw betekent dat men het intern reglement aanvaardt.

Art. 2
WVFD vzw kan zich bij gelijk welke overkoepelende vereniging aansluiten zolang dit de doelstellingen van de eigen vzw niet in gevaar brengt.

Art. 3
De Algemene Vergadering (AV) vertrouwt het algemeen beheer van de vereniging toe aan het bestuursorgaan – kort “het bestuur”.

Art. 4
Naast de door de statuten voorziene functies richt het bestuur zoveel functies en/of adviescommissies/werkgroepen op als er voor de goede werking van de vereniging nodig zijn. De voorzitter van WVFD vzw is ambtshalve lid van elke van deze commissies/werkgroepen.
De voorzitters van de adviescommissies/werkgroepen geven feedback aan het bestuur en handelen in overleg met de voorzitter van WVFD vzw.

Art. 5
Zoals in de statuten vermeld, is WVFD vzw samengesteld uit effectieve en toegetreden leden. Onder effectieve leden wordt verstaan alle leden van de Algemene Vergadering. De toegetreden leden zijn de aangesloten verenigingen of de aangesloten individuele leden, deze individuele leden kunnen nooit lid van de Algemene Vergadering worden.

Art 5 bis
Om effectief lid te worden van de Algemene Vergadering WVFD vzw moet de vereniging een officiële schriftelijke aanvraag richten aan de voorzitter van WVFD vzw met hierin alle coördinaten van de persoon die de vereniging zal vertegenwoordigen.
De voorzitter zal dan deze kandidatuur voorleggen aan het bestuur dat een standpunt zal innemen.
Op de eerstvolgende Algemene Vergadering zal het bestuur de kandidatuur voorleggen aan de leden van de Algemene Vergadering.
Als de AV de kandidatuur aanvaardt, wordt deze vereniging effectief lid van de Algemene Vergadering en wordt de voorgedragen persoon hierin hun afgevaardigde.  

Art. 6
Taakomschrijving van het bestuur.
De voorzitter is verantwoordelijk voor de goede werking van de vereniging.
De ondervoorzitter staat de voorzitter bij en vervangt deze bij diens afwezigheid.
De secretaris is belast met het administratief beheer van de vereniging.
De financieel beheerder is verantwoordelijk voor de financiën van de vereniging.
De PR-verantwoordelijke zorgt voor de public relations, de sociale media en de pers.
De overige leden van het bestuur staan de personen met een mandaat bij. Dit belet niet dat ze ook een specifiek mandaat kunnen krijgen. 

Art. 6 bis
Het verloop van de vergaderingen van het bestuur.
De vergaderingen van het bestuur zullen steeds in een serene sfeer met veel respect voor de collega’s en hun standpunten doorgaan.
De voorzitter van de vergadering zal iedereen de kans geven kort zijn of haar standpunten in een materie naar voor te brengen, waarna een korte discussie in een serene sfeer kan doorgaan.
Op een bepaald moment zal de voorzitter van de vergadering de discussie beëindigen en zal er overgegaan worden tot het bepalen een consensus in deze materie (indien nodig via stemming).
Eens het bestuur in een materie op een democratische manier een beslissing heeft genomen, zal iedereen zich aan de bereikte consensus houden, ook de personen die er een andere mening op nahouden. 

Art. 7
Nieuwe leden voor het bestuur worden door de Algemene Vergadering (AV) aanvaard.

De procedure hiervoor:

  • een kandidaat bestuurslid stuurt via e-mail een gemotiveerde aanvraag naar de voorzitter van WVFD vzw.
  • De voorzitter zal samen met de andere leden van het bestuur de kandidatuur bespreken en bepalen of ze de kandidatuur al dan niet steunen.
  • Op de eerstvolgende AV brengt de voorzitter van WVFD vzw de kandidatuur naar voor met de vraag aan de Algemene Vergadering om per stemming deze kandidatuur al of niet te bekrachtigen.
  • Bij gewone meerderheid  van de stemmen wordt de kandidatuur ingewilligd.
  • Als dit nieuw bestuurslid voor zijn/haar club geen lid is van de AV, heeft hij/zij wel recht aanwezig te zijn op de zittingen van de AV maar heeft hij/zij geen stemrecht. 
  • De voorzitter van het bestuur brengt hierna de kandidaat per e-mail van de beslissing op de hoogte.

Art. 8
Het lidgeld.
Reeds aangesloten verenigingen dienen het lidgeld ten laatste tegen 15 januari van het nieuwe werkjaar te betalen.

Art. 8 bis
Als een nieuwe vereniging / individuele kandidaat tot WVFD vzw wil toetreden dan moet deze de volgende procedure volgen:

  • de vereniging of kandidaat stuurt zijn aanvraag met vermelding van al zijn/haar coördinaten naar de voorzitter van WVFD vzw.
  • De voorzitter brengt deze aanvraag in de eerstvolgende vergadering van het bestuur ter bespreking op de agenda.
  • Het bestuur beslist of de kandidatuur wordt aanvaard.
  • De aanvrager wordt door de voorzitter van het bestuur per e-mail op de hoogte gebracht.

Een nieuw lid dat aansluit in het lopende werkjaar betaalt een bijdrage gelijk aan het aantal  resterende twaalfden van de globale jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage te berekenen vanaf de eerste van de maand volgend op de aanvraagdatum.

Art. 9
Een bestuurslid dat driemaal na elkaar zonder verontschuldiging op de bestuursvergaderingen afwezig blijft of, een bestuurslid dat zich driemaal na elkaar zonder geldige redenen verontschuldigt, verliest alle rechten als lid van het bestuur en wordt als ontslagnemend beschouwd.
Geldige redenen kunnen zijn: ziekte, overlijden van familieleden, reeds geplande reizen of andere activiteiten. Het is het bestuur dat beslist of een reden al dan niet geldig is.

Een bestuurslid dat herhaaldelijk het verloop van een bestuursvergadering door niet-respectvol gedrag tegenover andere leden van het bestuur of ten opzichte van reeds eerder genomen besluiten stoort, kan hiervoor gesanctioneerd worden.
Hetzelfde geldt voor een bestuurslid dat WVFD vzw in zijn geheel of in onderdelen ervan bij derden in een slecht daglicht plaatst.
De mate van de sanctie wordt door het bestuur per geval bepaald en kan in een uiterste geval tot gedwongen ontslag leiden. Dit besluit wordt in een geheime stemming met gewone meerderheid genomen.

Art. 10
Een verdienstelijk bestuurslid dat als actief lid van het bestuur van WVFD vzw zelf ontslag neemt, kan door het bestuur als erebestuurslid benoemd worden.

Art. 11
Voor alle gevallen, noch voorzien in dit intern reglement en noch voorzien in de statuten, zal het bestuur initiatief nemen en dit ter goedkeuring aan de Algemene Vergadering voorleggen.

 

Opgemaakt te Ieper en met eenparigheid van stemmen goedgekeurd op de Algemene Vergadering van 25 januari 2020.